ＳＭＡＳ（住友三井オートサービス株式会社）様

「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」

会社紹介

事業内容について

ＳＭＡＳ（住友三井オートサービス株式会社）様　（以下、ＳＭＡＳ） ＳＭＡＳはグループ保有管理台数約108万台以上を有する自動車リース業界のリーディングカンパニーとして、 効率的な車両管理サービスの提供を行っています。法人企業が使用する営業車両をはじめ、トラックや交通機関のバス・タクシーの他、 福祉車両や特殊車両まで、メーカーを問わずさまざまな車種を扱う他、リースという枠にとどまらず、 運行実態に合った効果的な安全運転支援サービスの提案など、クルマに関する幅広いソリューションの提供を行っています。

要望・課題

年に一度の作業案件を効率化したい

ＳＭＡＳ様 私たちが担当している大きな業務の一つに毎年5月の自動車税業務があります。 リース事業の拡大と共に作業規模も膨れ上がっていく状況で、それまでの内製体制では対応していくのが難しくなっていました。
各都道府県市区町村から弊社宛てに一斉に届く納税通知書（リース用車両約数十万台分）を納付先ごとに仕分けて納税手続きを行います。 その後「納税証明書」を契約形態・契約先・部店ごとに仕分けて発送するという作業を実質的に１ヶ月以内に完了させなくてはなりません。
“年に一度・大量・短期間”という業務であるため、社内の人員や作業場所を確保することが難しく、 毎年、社外の臨時人員、作業場所、環境の確保、労務管理などに多くの経費や時間を費やしていました。 また、作業マニュアルはありますが、毎年作業人員が変わり、「ゼロ」からの説明になるため、年ごとに作業スキルのばらつきが発生する課題もあり、 アウトソーシングによって効率化と精度維持を図れないかと考えていました。

導入内容

作業拠点の分散化で安定運用をご提供

ナカバヤシ担当者 「自動車税納付書及び納税証明書仕分け発送業務」については各作業内容をマニュアル化、作業拠点を分散することによって、 安定した作業効率を保てる運用をご提案いたしました。
実際の作業は、納付書の仕分け発送を関東、納税証明書の仕分け発送を兵庫の拠点でそれぞれ実施しました。 5月～6月までの2ヵ月間、作業量に合わせた人員調整やマニュアルの作成・共有を行いながら細心の注意を心掛け、運用を行いました。

ナカバヤシを
選んだポイント

すべての業務を受けてもらえた

ＳＭＡＳ様 自動車税手続きに関する複雑な業務フローをシステマチックに“できるところだけ”ではなく配慮が必要な作業の流れも踏襲する形でほぼ“すべて”受けていただけたことが、課題解決につながる大きな決め手でした。
外部に委託することで、依頼・書類輸送期間が発生するため実際に仕分け作業に割ける時間がタイトになるという懸念はありましたが、フローの洗い出しや細かな判断基準などの共有を行ったことでスピード向上につながり、従来当社で行っていた作業期間内で対応していただきました。

弊社担当者より

ナカバヤシ担当者BPOソリューション業務はお客様の保有する企業データを取り扱う業務のため、いかに信用・信頼をしていただけるかが大切だと考えています。
お困りごとを相談いただけることは大変嬉しく、課題解決の実現に向けてお話をさせていただく中で今まで知り得なかったお客様の業務内容を学ばせていただいたことで、より良い提案を行うことができました。
柔軟な対応ができる弊社の強みが、お客様のニーズにお応えできたことは大変光栄です。
今後も、日頃のコミュニケーションを大切にしていきながら、弊社がお役立てできるソリューションをご提案していきたいと思います。

• 導入ソリューション
• DPS（データ・プリント・サービス）
• 印刷業務アウトソーシング